时，外事手续也在紧张办理中。由于正值改革开放初期，出国考察的审批程序复杂而严格。方青云亲自跟进每一项手续，确保材料齐全、符合要求。
他还特意安排了一次外事纪律培训，请外交部同志为考察团讲解国际礼仪和外交惯例。“同志们，我们每个人在海外都代表着中国的形象，一定要严格遵守外事纪律。”培训会上，方青云再三强调。
春节前夕，考察团的准备工作进入最后阶段。方青云逐一检查每位团员的护照、签证和机票，核对考察日程和接待安排，甚至连应急药品和外汇兑换这样的细节都亲自过问。
除夕前一天，方青云再次向张副主任汇报准备工作进展情况。
“所有手续都已办妥，机票和住宿都已安排到位。考察团分为化工和机械两个小组，每组都有明确的研究任务和考察重点。”方青云汇报说，“我们还准备了送给外方的小礼品，景泰蓝书签和真丝围巾，既有中国特色又不太贵重。”
张副主任满意地点点头：“准备工作做得很扎实。这次考察对我国化工和机械行业的发展很有意义，一定要取得实实在在的成果。”
离开副主任办公室，方青云看着窗外飘落的雪花，思绪万千。这次考察只是开始，中国工业现代化之路还很长，但每一步都至关重要。他深吸一口气，迈着坚定的步伐向办公室走去，还有最后一些细节需要落实。